Hướng dẫn nạp dữ liệu từ EXCEL vào phần mềm VQSOFT

HƯỚNG DẪN NẠP DỮ LIỆU TỪ EXCEL
(Áp dụng cho VQSOFT phiên bản từ 4.0.487 trở lên)
 
I. Danh mục hàng, danh mục khách, danh mục nhóm hàng :
Bước 1 :  Vào menu Danh mục è Nạp dữ liệu từ Excel
Bước 2 :  
          - Chọn Mẫu cần nạp (Ví dụ : Danh mục kho, danh mục khách.vv.v…)
**** Lưu ý : Trước khi ta nạp dữ liệu từ Excel vào phần mềm, ta cần biết cấu trúc cột của phần mềm và lưu theo định dạng của phần mềm, Để làm được điêu này, ta nhấn nút “Xuất mẫu”
 

 
Bước 3 : 
          Tạo danh sách hàng hóa theo mẫu của file Excel mẫu vừa tạo
          Chú ý điền rõ các cột sau :         
Ma : Mã hàng hóa
Ten : Tên hàng hóa
DonGia1: Giá bán lẻ, giá bán chuẩn nhất của phần mềm
DVT_min : Đơn vị tính nhỏ nhất của mã hàng này (Ví dụ 1 mặt hàng có 3 ĐVT : cái, thùng , lốc => thì ĐVT nhỏ nhất là “cái”)
MaNhom : Mã nhóm của mặt hàng này , hay nói cách khác, mã nhóm chứa mã hàng này. Mã nhóm này phải tồn tại trong danh mục nhóm hàng
* Các cột khác có thể bỏ trống, phần mềm sẽ tự động nhận biết và tự điền thay .

Bước 4 : Copy nội dung Excel vừa tạo xong (Chú ý copy chừa dòng đầu tiên, dòng tiêu đề ra )

 
Sau đó vào phần mềm, vào lại chức năng “Danh mục” à Nạp dữ liêu từ excel
1. Nhấn nút  :  “Tạo Database”, lưới hiển thị ở dưới sẽ cho ra định dạng cột giống như File EXCEL vừa làm
2. Tiếp tục nhấn nút “Nạp từ Clipboard (Paste)”  để dán nội dung từ Excel vào phần mềm
3. Nhấn nút “Nạp vào dữ liệu mới” để nạp tất cả dữ liệu này vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động điền cấu trúc chính xác vào các cột bỏ trống
 

 

 
Khi thông báo này xuất hiện, nhấn Yes nghĩa là bạn chép đè danh mục hàng mới lên danh mục hàng cũ, Nhấn No dể thêm tiếp tục vào danh mục hàng cũ
 
 
II. Nạp số dư tồn đầu kỳ :
Mục đính : Nạp số lượng tồn đầu kỳ từ File EXCEL vào phần mềm
Thao tác : 
Bước 1 :  
          Vào menu “Nhập xuất tồn” -> “Tồn đầu kỳ”

• Nhấn nút “[IMPORT]”

Bước 2 : Thao tác trở lại giống bước 2 đến bước 4 của mục I .
          Các điểm cần lưu ý trên file Excel mẫu :
          MaKho : Mã kho chứa mã hàng này, bạn nhớ điền rõ mã kho tại cột này, không được bỏ trống
MaHang : Mã hàng hóa (Mã hàng phải tồn tại trong danh mục hàng) , không được bỏ trống
          TenHang :
DVT:
Soluong : Số lượng còn tồn ở kho
GiaBQ : Giá bình quân, hay còn gọi là giá gốc , giá nhập mua của mã hàng này . Nếu để trống thì phần mềm sẽ lấy giá mua trong danh mục hàng.
 

 
 
 
 
 
III. Nạp phiếu Xuất/Nhập kho từ Excel
Mục đích : Nạp số lượng mặt hàng trên phiếu Xuất hoặc Nhập từ file Excel
Thao tác :
Bước 1 : Vào phiếu Nhập hàng hoặc Xuất hàng
Bước 2 : Chọn mã khách trên phiếu này (Chú ý: Phải chọn mã khách trước rồi ta mới có thể nạp dữ liệu từ Excel vào phiếu này)
Bước 3 : Nhấn nút Import từ Excel : 
 
Bước 4 : Thao tác trở lại giống bước 2 đến bước 4 của mục I
          Các điểm cần lưu ý :
          MaHang : Mã hàng hóa , không được để trống
          Solg : Số lượng xuất/nhập
          DonGia : Giá bán ra hoặc giá mua vào
          ptCK : Phần trăm chiết khấu
          CK : chiết khấu theo tiền
          ptThue : Phần trăm thuế
          Thuế : Tiền thuế
 
Lưu ý : Các cột nào không có thông tin có thể bỏ trống, phần mềm sẽ tự động điền vào trừ 2 cột : Mã hàng và số lượng
 
 

 
 
 
IV : Thao tác chung cho việc nạp dữ liệu từ EXCEl :
 

 
Thao tác chung khi nhập liệu từ EXCEL :

• Các cột mã hàng, mã kho,số lượng không được để trống
• Các cột khác có thể bỏ trống, phần mềm sẽ tự động điền dữ liệu đúng đề phù hợp với cấu trúc của phần mềm.

 
.. : HẾT :..   
Vinh Quang Software
76/42 Lê Trọng Tấn, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú
086.2766512 – 0903.195.187