Tại sao nên dùng phần mềm trong công tác quản lý, bán hàng ?

Trên nền Kinh Doanh đang đà phát triển như hiện nay, Thời gian sử dụng cho việc quản lý tài chính, hàng hóa và doanh thu chiếm rất nhiều trong công việc của người chủ doanh nghiệp . Trong khi đau đầu trong các chiến lược kinh doanh, người chủ còn phải làm giảm đi thất thoát hàng hóa và lưu lượng tiền bạc . Quản lý về con người và các đối tác , vật tư – hàng hóa.
Sự tính toán nhầm lẫn theo kiểu kết sổ bằng tay hoặc Excel có thể vô tình làm thất thoát của bạn từ vài nghìn đến vài triệu đồng, hoặc còn tệ hơn, khi tính nhầm công nợ với khách hàng, người thiệt hai duy nhất chính là người chủ doanh nghiệp !
 
Công nghiệp phần mềm ra đời và dần ngày càng phát triển mạnh nhờ tính tiết kiệm thời gian cùng với sự chính xác của nó .
 
Khởi điểm là Excel  - Công cụ mạnh mẽ để tổng kết sổ sách của nhiều doanh nghiệp hiện nay, thế nhưng vì không chuyên trên lập trình Excel và sử dụng Macro tích hợp sẵn có, đa số kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn thường vận dụng trí nhớ và giấy tay để nhập liệu, để rồi phải tiêu tốn thời gian khi phải nhập đi nhập lại từng tên khách hàng và từng số chứng từ.
Tuy chúng ta khỏi phải vận dụng nhiều phép toán khi sử dụng Excel, nhưng thật là phí phạm thời gian để nhập đi nhập lại từng tên hàng hóa và tên khách hàng như thế. Đồng thời, tra cứu và lập báo cáo bằng excel cũng ko phải là công việc hoàn thành 1 cách nhanh chóng .
Đây chính là điểm thiếu sót, và Phần mềm quản lý (Với tất cả tên gọi khác như : Phần mềm tính tiền, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán ..v..v….) ra đời với sứ mệnh làm giảm nhẹ công việc sổ sách cho người sử dụng, đồng thời với nhu cầu ngày càng cao, phần mềm bán hàng hiện nay còn quản lý cả số liệu tồn kho , quản lý công nợ, kiểm kê sổ Quỹ, tính toán lãi lỗ, vạch định chiến lược, nhu cầu định hướng khách hàng,  in biểu đồ thuyết minh với cổ đông.v.v…
 
Tùy theo tầm nhìn và kinh nghiệm của từng công ty, mỗi phần mềm có hướng sử dụng và cách phô diễn số liệu khác nhau. Nhưng nhìn chung, các phần mềm đều đáp ứng được phần lớn các nhu cầu của khách hàng. Và đa phần người sử dụng phần mềm đều dễ dàng quản lý sổ sách và thống kê bán hàng, doanh thu chỉ bằng 1 cú click chuột , rất tiết kiệm thời gian cũng như công sức bỏ ra
 
Hãy làm 1 phép so sánh 2 phương pháp kinh doanh có và không có sử dụng phần mềm :
 

1. Cửa hàng Bán lẻ , bán hàng siêu thị, Nhà sách, Shop thời trang ..:

 
   Trường hợp 1 : Không sử dụng phần mềm 

+ Khâu Nhập hàng : nhân viên kiểm hàng đưa vào kho, nhận hóa đơn kiểm kho, giao hóa đơn cho nhân viên kế toán , nhập liệu vào sổ Nhập hàng hoặc ghi vào Excel, ghi Công nợ vào 1 sheet , thu chi vào 1 sheet , hoặc vào sổ tay
+ Khâu xuất hàng : Nhân viên bán hàng viết tay phiếu xuất hàng,  tự cộng tiền bằng máy tính, giao phiếu cho khách liên 1 , ghi nhận công nợ đồng thời nhân viên kế toán thu lại liên 2 của phiếu xuất hàng, nhập liệu vào Excel để tính sổ hoặc ghi vào sổ tay.
+ Tổng hợp dữ liệu cuối tháng : Người kế toán tự cộng tay bằng máy tính hoặc dùng hàm Sum của Excel để kết doanh thu . Với thao tác tương tự,  Tổng kết công nợ và Quỹ ở 3 Sheet khác nhau (Hoặc nhiều hơn) , cuối cùng , đưa dữ liệu vào Excel , giao báo cáo cho Sếp .
 
   Trường hợp 2 : Có sử dụng phần mềm :
 
+ Khâu nhập hàng : Nhân viên dùng máy quét mã vạch để đưa vào phiếu nhập kho , hoặc máy kiểm kê, sau đó đưa số liệu nạp vào phần mềm . Trong khi đó, phần mềm tự đưa ra giá cả của mỗi hàng hóa vật tư chỉ vài thao tác đơn giàn , kể cả thông tin nhà cung cấp.
+ Khâu xuất hàng : thay vì phải nhớ giá ưu đãi của từng người khách, phần mềm đã tự nhớ giá giùm, khi xuất bán , phần mềm tự đưa ra giá phù hợp, tổng cộng số tiền phải trả, in phiếu cho khách , lưu lại chứng từ vào dữ liệu.
+ Khâu tổng hợp : Chỉ cần 1 cú click chuột chọn khoảng thời gian Tháng , Quý hoặc năm , người dùng có thể thống kê được số liệu doanh thu, số lượng hàng tồn, đồng thời tiền lãi trên hàng và công nợ, cũng như chi phí phát sinh khi kết sổ Quỹ. Cùng nhiều báo các khác theo nhu cầu của Sếp , người quản lý.
 
Nhận Xét : Sử dụng phần mềm tránh cho người dùng vấp phải sai sót khi cộng tay , tiết kiệm thời gian tối đa khi tổng hợp số liệu và in báo cáo, qua đó có thể đối chiếu lại các chứng từ cũ theo nhu cầu của khách hàng hoặc thuyết minh Công nợ cho từng khách hàng hoặc nhà cung cấp 1 cách chi tiết .
 
2.Nhà hàng, Quán Café, quán ăn :
(Riêng café và quán ăn, nhà hàng, người chủ không đủ thời gian để nhập liệu vào Excel ngay lúc bán , chỉ có thể cộng tay)
 
Trường hợp 1 : Không sử dụng phần mềm :
 
+Tìm bàn cho khách : khi khách vào, nhân viên phục vụ quan sát, dùng máy bộ đàm để hỏi thăm bàn trống ở các khu / tầng khác và hướng dẫn khách vào đúng bàn.
+ Khi khách gọi món :  Nhân viên ghi lại món, chạy xuống thông báo cho nhà bếp.
+ Khi tính tiền : Nhân viên thông báo thu ngân, thu ngân lục lại chứng từ đã ghi, tự cộng nhẩm hoặc cộng tay , viết phiếu và đưa nhân viên chạy bàn thu tiền.
+ Khi thống kê doanh số : Thu ngân tổng hợp các phiếu ghi trong ngày , tự cộng tay , ghi vào sổ chính . sau đó cộng hàng tháng , trừ chi phí đều vào, lương thưởng, ra kết quả lãi cuối cùng
 
Trường hợp 2 : Có sử dụng phần mềm
 
+ Tìm bàn cho khách : Nhân viên quầy thống kê bàn trống ở các khu / tầng theo yêu cầu, sau đó hướng dẫn khách đến bàn còn trống.
+ Khi khách gọi món : Nhân viên bàn đưa thu ngân các món đã ghi, thu ngân lập phiếu – vừa là phiếu thu tiền và in Order cho nhà bếp chế biến.
+ Khi khách tính tiền, nhân viên phục vụ thông báo số bàn, thu ngân tra tới số bàn chỉ cần 1 vài thao tác đơn giản , sau đó in phiếu cho khách.
+ Khi thống kê doanh số : chỉ cần 1 cú click chuột !
 
Nhận xét : Phiếu bán hàng được in bằng máy in Bill sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp và thẩm mỹ của nhà hàng và sử dụng phần mềm tiết kiệm thời gian tối đa trong việc tìm bàn, và tính tiền cho khách. Đồng thời, tránh thất thoát về số liệu so với cộng bằng tay như : rách, mất các phiếu. Kiểm soát chặt chẽ ở các khâu bằng sự phân quyền sẵn có trong phần mềm
 
 
* Nhận xét chung :
 

• Sử dụng phần mềm tiết kiệm thời gian tối đa khi buôn bán, lập báo cáo, tổng hợp chứng từ hặc tra cứu thông tin (* thông tin bàn, khách, thông tin hàng hóa, v..v..)
• Mang tính thẩm mỹ khi đưa hóa đơn cho khách hàng . Hóa đơn chính là bộ mặt của doanh nghiệp
• Tránh mất mát, thất thoát hàng hóa, doanh thu 1 cách chặt chẽ. Tính toán chính xác số tiền phải tra , phải thu của từng khách hàng, từng đối tác
• Hệ thống bán hàng tích hợp mã vạch , giao diện thân thiện dễ sử dụng, cách tra cứu hàng nhanh chóng khi xuất bán cho khách.
• Giảm bớt nguồn nhân lực và tận dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có

 
Với mặt bằng chung trên thị trường phần mềm dao động từ 2.000.000 ( hai triệu ) đến 4.000.000 ( bốn triệu ) đồng. Ngày nay, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng Công Nghệ Thông tin vào hệ thống bán lẻ của mình để giảm bớt thiệt hại ,rủi ro mất mát, cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh để đầu từ vào những chiến lược kinh doanh  hiệu quả hơn.
 
 
Vài lời của nhà cung cấp sản phẩm phần mềm VQSOFT: 
 
Phần mềm VQSOFT là 1 ví dụ đơn giản để cụ thể hóa nhu cầu sử dụng trong công tác bán lẻ, cũng như công tác kế toán và định khoản
Các phiên bản của VQSOFT có nhiều mức giá khác nhau phù hợp với nhu cầu của từng Doanh nghiệp. Tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa cho doanh nghiệp khi bản thân phần mềm có thể tự in ra các phiếu bán hàng theo nhiều khổ giấy mà chỉ cần đầu tư 1 máy in laser A4.
 
Giao diện thân thiện, quy cách tra mã hàng nhanh. Thông báo số lượng tồn kho ngay khi lập phiếu bán hàng hoặc đơn đặt hàng là yếu tố mà khách hàng luôn cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp Phần mềm.
   
 
 
Phiên bản VQBILL và VQSALE, VQCAFE có thể đáp ứng tất cả điều đó : tích hợp mã vạch,máy kiểm kê và cả cân điện tử , Sản phẩm của VQSOFT ngày càng tiện dụng và mang hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp.
 
Lập báo cáo trong vòng vài giây và kỹ năng truy vấn ngược đề khách hàng tra cứu các chứng từ cũ , trong công tác kiểm tra dữ liệu, đối chứng với đối tác , khách hàng cũng là 1 yếu tố quan trọng khiến VQSOFT thu hút được nhiều người dùng, và nhận được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng trên các tình thành.
 
Với chức năng vượt trội cùng mức giá ưu đãi và  dịch vụ chăm sóc khách hàng nhiệt tình , VQSOFT tự tin là người bạn trên con đường kinh doanh mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng hài lòng !
 
 

Để được tư vấn để có được giải pháp tối ưu cùng với mức giá ưu đãi , Xin Quý khách vui lòng liên hệ :
 
 
. :: Công ty TNHH Phần mềm Vinh Quang
 
Email : VQSOFT@Ymail.com
Điện thoại : 08.62766512 - FAX: 08.6.2939704
Trụ Sở : 76/42 Lê Trọng Tấn, P.Tây Thạnh, Quận Tân Phú